# 0代码搭建丨跨组织协同、闭环管理的财务服务系统

一直在探索一种更适合小微企业使用的低成本的数字化转型通道与集成方案，真正使用信息化、数字化的手段使得多数小微企业粗放型增长优化为集约化增长。

对比外包软件公司报价通常费用较高、周期较长。笔者认为，分享的这一案例具有较广泛的典型性。

## 一、系统介绍

### 1、适用部门

企业IT运维，财务BP等部门

![file](https://blogcdnimg.clewm.net/2022/12/image-1670913458128_16709134589257.png)
图片说明：后台数据看板，展示记录总数、未完成/已完成任务数、月度趋势及按类别细分的记录统计与明细列表。

### 2、应用场景

主要是用于企业内收集各类系统需求的申请、各类系统问题报修，形成“收集-审核-跟踪-解决-知识库沉淀”的闭环。使用此一体化服务流程前的解决方案通常问题转报，主要有方式零散、问题无法形成唯一工单、问题解决后无法与企业知识库产生联动造成同类问题较多等弊端。

- 工单转报：核心场景，用于企业内各类系统需求的申请、各类系统问题报修；
- 可视化大屏：用于监控各类需求与工单的服务量、解决进度等；
- 知识库：通过对各类问题进行典型性判断，周期性地将典型问题分享至知识平台。

### 3、使用工具

企业微信、草料二维码、腾讯HiFlow场景连接器、VIKA维格表、腾讯云短信/云邮件、百度Sugar BI、腾讯乐享知识平台

### 4、使用的系统：

- 用友NC6.5——各企业使用的统一的财务ERP系统
- 奇安信VPN——企业定制的虚拟专用网络，用于配置、维护用户及相关内网地址
- 网易企业邮箱——用于用户自动找回密码场景的验证与发送邮件
- 其他自研系统

## 二、解决的需求/痛点

- 数据隐私问题：不同的工单根据类型、所在公司和响应等级等区别，都有不同的闭环流程流程，流程外的用户无权查看相关数据；
- 跨组织沟通问题：往往集团内部的各类需求涉及不同层级的企业审批，系统问题则涉及外部第三方服务商的参与，一个平台统一了沟通模式。
- 需求标准化：日常工作中很多需求为非标准需求，通过草料二维码的表单进行分类，问题的标准化程度得以提升。
- 问题追问题溯：需求或问题提交后无法通过有效手段跟踪解决效率的及时性与解决方案的合理性，通过对表单提交记录的管理、轮询，筛选出未解决的工单定时催促相关责任人。
- 重复问题较多：因缺乏标准化的分析，同类问题难以与知识库形成联动，拉高了企业的培训成本。

## 三、总体框架（三个结构图）

![file](https://blogcdnimg.clewm.net/2022/10/image-1666336187676_16663361891951.png)
图片说明：该图展示企业微信用户通过“草料二维码一体化平台”触发工单后，经HiFlow自动化流程处理，关联Vika表并联动腾讯乐享知识库、百度Sugar大屏等系统，实现工单状态追踪与催办的全流程闭环管理。

![file](https://blogcdnimg.clewm.net/2022/10/image-1666336202091_16663362035586.png)
图片说明：该图展示企业用户问题处理的五阶段流程，含目标、行为、触点与参与角色，用于说明服务闭环路径。

![file](https://blogcdnimg.clewm.net/2022/10/image-1666336224573_16663362260007.png)
图片说明：该图展示“一体化服务平台”的产品构成架构，横向列出了平台关联的五大模块及其核心功能分支，用于说明系统集成关系与功能布局。

## 四、各环节场景展示

### 1、问题提交环节

**草料二维码平台的设置——**

（0）使用“企业微信”身份登录草料二维码（为了实现企业内部的权限控制） （1）根据需要，设置表单、文件分享活码、服务平台说明等若干个；

![file](https://blogcdnimg.clewm.net/2022/10/image-1666336269951_16663362721482.png)
图片说明：图示为后台“需求表单”模块的操作入口，红色箭头指向“A3.档案新增”功能按钮，弹出链接跳转选项，用于引导用户进入对应档案录入页面。

![file](https://blogcdnimg.clewm.net/2022/10/image-1666336283242_16663362847261.png)
图片说明：已关联表单列表页，展示各表单名称、编号、更新时间及预览/修改等操作选项。

**表单内容示例**：

![file](https://blogcdnimg.clewm.net/2022/10/image-1666336316695_16663363186561.png)
图片说明：这是“基础档案类-信息新增”操作界面，用于选择新增档案类别、填写具体信息与原因，并按规则上传对应附件。

（2）建立“一体化服务平台”活码，设置为“汇总页”；

![file](https://blogcdnimg.clewm.net/2022/10/image-1666336423921_16663364253756.png)
图片说明：操作面板与需求清单页面，含富文本编辑器、功能模块入口及服务分类图标，用于指导用户操作与功能定位。

（3）将第一步建立的若干个活码以链接的形式嵌入“一体化服务平台”，注意链接的媒介可以是按钮、图片、视频等载体，结合具体情况进行搭配优化用户体验。

**企业微信的设置——**

企业微信管理员对草料二维码相关权限进行设置即可，如果不是该企业内部员工，则自动判断无权访问

![file](https://blogcdnimg.clewm.net/2022/10/image-1666336453341_16663364546635.png)
图片说明：企业微信内员工专属信息提示页，说明该内容仅限「供销平台」内部员工通过企业微信查看。

### 2、问题审核、处理环节

对应级次管理员收到工单后进行2个判断

（1）进行合理性判断：需求合理则审核通过，不合理则驳回需求

（2）进行解决能力判断：本级可以解决则给出预计解决时间，不能解决则进行问题转报

![file](https://blogcdnimg.clewm.net/2022/10/image-1666336651183_16663366527984.png)
图片说明：展示申请审核的两种结果状态：绿色“审核已通过”与红色“审核已拒绝”，含快捷回复、审核人及时间等关键信息。

同时，企业微信机器人对新问题进行转发

![file](https://blogcdnimg.clewm.net/2022/10/image-1666336727748_16663367290770.png)
图片说明：系统内一条问题工单的提交记录，显示问题类型、所属集团、记录ID及处理说明，用于内部问题追踪与闭环管理。

### 3、问题转报、催办环节

（1）转报环节：问题根据具体情况通过【企业微信】进行转报至集团财务中心、软件公司本地团队或是软件公司总部团队进行解决，必要时针对共单单独组建专家服务群进行跟踪。

（2）催办环节：通过mysql数据库-HiFlow平台-定期轮询Vika表-腾讯云短信/云邮件的流程，检索尚未完成的单据并推送至相关负责人进行催办。这里展示一下HiFlow配置流程。

Record-id推送流程将不同的工单全部整合在同一个VIKA表中，Review表推送流程用于更新工单的具体状态

![file](https://blogcdnimg.clewm.net/2022/10/image-1666336851536_16663368535164.png)
图片说明：展示应用流程列表，标注了不同流程的用途：上方流程用于更新工单状态是否完成，下方红框内流程用于展示完整的工单表。

![file](https://blogcdnimg.clewm.net/2022/10/image-1666336870938_16663368723732.png)
图片说明：服务台表单的记录列表页，展示Record_ID、单据类型、所属集团及处理状态等字段，用于查看和管理工单进度。

![file](https://blogcdnimg.clewm.net/2022/10/image-1666336889877_16663368912449.png)
图片说明：该图展示的是Vika平台中“服务平台表单”的筛选操作界面，重点突出“筛选未完成”功能按钮及对应“当前处理状态”列的工单列表。

### 4、问题解决环节

解决后由相关负责人对该表单回复解决方案，并将状态标记为【已完成】，工单结束

![file](https://blogcdnimg.clewm.net/2022/10/image-1666337024184_16663370255906.png)
图片说明：该图展示后台工单处理界面，重点标出“单据状态”与“解决方案”两个关键信息区域，用于说明工单流转与问题闭环的记录位置。

### 5、整理知识库环节

集团通过定期检查工单具体内容，对相关问题进行合并整理、分享，员工对相关知识主动学习掌握

![file](https://blogcdnimg.clewm.net/2022/10/image-1666337080480_16663370818852.png)
图片说明：知识库“NC操作”分类下的文档列表页，展示企业报表、系统汇报、合并操作手册等技术指南，供用户查阅NC系统相关操作方法。

备注：百度Sugar平台全程连通表单数据库，会同步当前表单情况。

![file](https://blogcdnimg.clewm.net/2022/10/image-1666337105519_16663371069511.png)
图片说明：一站式服务平台的后台数据监控页，展示待办事项、用户变动趋势、档案与账务类业务单据等核心运营指标。

感谢平台 @腾讯千帆 @草料二维码 @vika维格表