# 自动计算实时库存

在草料平台制作的出入库登记二维码，可以通过[数据同步到腾讯文档](https://help/operation-tutorials/tencent-doc "数据同步到腾讯文档")，借助腾讯文档的数据处理能力，实现实时库存计算和展示的效果。

以下教程和示例，是基于模板：[物料出入库登记](https://cli.im/template/detail/121463713 "物料出入库登记")

## 一、案例效果

用户扫码选择物品，填写出入库数量，后台实时计算当前剩余库存，可以在二维码上随时查看。[查看示例](https://docs.qq.com/smartsheet/DTm5Eb3VPVG9saUhF?tab=tscsRT "查看示例")

![展示药品出入库管理流程：左侧实时库存表，中间登记操作页，右侧快速查看库存，支持从登记跳转至库存查询](https://blogcdnimg.clewm.net/2026/01/image-1769053594783_17690535952596.png)

## 二、适用范围

本方案适用于物品种类通常不多于50种的中小型仓库使用。业务复杂、管理要求高的大型仓库建议使用专业的库存管理系统进行数字化管理。

## 三、操作步骤

使用腾讯文档实现实时库存计算功能，总共需要4步。

### 1. 数据同步到腾讯文档

在工作台的【活码】里，找到已经生成的出入库登记二维码，点击进入活码设置页。

![展示“出入库登记-示例”功能页面，左侧导航栏选中“活码”，右侧主区域显示该示例卡片及操作入口，用于演示或批量管理出入库记录](https://blogcdnimg.clewm.net/2026/01/image-1769051833459_17690518345855.png)

来到【动态数据】tab，点击【实时同步腾讯文档】，系统会自动把出入库数据实时同步到你的腾讯文档。注：同步时建议选择【同步全部历史数据】。

![后台“动态数据”页中，展示出入库登记记录的卡片视图，支持实时同步、批量操作与数据导出](https://blogcdnimg.clewm.net/2026/01/image-1769051889880_17690518910272.png)

### 2. 在腾讯文档【新建】一张工作表，用来计算每种物品的实时库存

![库存计算表页面，左侧导航栏高亮“库存计算表”，底部“工作表”区域被蓝色框标出，示意当前操作模块](https://blogcdnimg.clewm.net/2026/01/image-1769051945698_17690519461007.png)

### 3. 设置库存计算表每列的规则

要实现库存的自动统计，我们需要将“实时库存”拆解为：原始库存 + 入库 - 出库 + 盘盈 - 盘亏。请按照以下顺序完成每一列的设置：

**物品名称（第一列）：直接填入所有物品名称。**

填写的名称必须与草料表单中的名称完全一致（包括空格或标点），否则系统无法识别，导致后续无法关联出入库明细。

![展示“草料二维码出入库登记”表单中“物品名称”字段的单选项组件配置界面，左侧为表格视图预览，右侧为设计区设置选项](https://blogcdnimg.clewm.net/2026/01/image-1769051992426_17690519930499.png)

**原始库存（第二列）：填写物品的期初库存量。**

字段类型必须选为“数字”，否则无法参与后续的公式计算。

![展示“库存计算表”中“原始库存”字段的配置弹窗，用于设置列标题、数据类型（如数字）、小数位数及千位符等格式选项](https://blogcdnimg.clewm.net/2026/01/image-1769052024577_17690520254846.png)

**入库/出库/盘盈/盘亏数量（第三到六列）：这几列用来自动抓取表单里的数据。**

以“入库数量”为例，设置步骤如下：

1. 字段类型选择：“查找引用”。
2. 数据来源：选择对应的“出入库登记”表，统计字段选“数量”。
3. 筛选条件：
   - 条件1：物品名称 = 本表的物品名称（实现按物品汇总）。
   - 条件2：出入库类型 = “入库”（通过类型过滤数据）。
4. 统计方式：选择“求和”。

设置好“入库”后，出库、盘盈、盘亏只需复制上述步骤，仅需将“筛选条件”中的类别分别修改为对应的选项即可。

![后台库存统计配置界面，用于设置“草料二维码耗材出入库登记”数据的汇总规则与筛选条件](https://blogcdnimg.clewm.net/2026/01/image-1769052052414_17690520528151.png)

**实时库存计算（第七列）：按公式计算实时库存。**

字段类型选择：“公式”。

输入计算公式：实时库存 = 原始库存 + 入库数量 - 出库数量 + 盘盈数量 - 盘亏数量

![展示如何在表格中配置“实时库存”字段的公式，通过拖拽列名组合表达式并设置输出类型](https://blogcdnimg.clewm.net/2026/01/image-1769052104017_17690521048771.png)

### 4. 将做好的实时库存表链接到二维码上，随时扫码查看

点击腾讯文档右上角的【分享】，选择【复制链接】。

![分享功能弹窗，展示权限设置与多种分享方式，当前高亮“复制链接”选项](https://blogcdnimg.clewm.net/2026/01/image-1769052145934_17690521467597.png)

回到出入库登记二维码的编辑页面，在头部添加文字“查看实时库存”，选中文字，点击“插入/编辑超链接”。

![后台“耗材出入库登记”页面，含实时库存查看、记录列表与新增登记表单，右侧提供二维码下载及格式导出功能](https://blogcdnimg.clewm.net/2026/01/image-1769052166932_17690521682730.png)

把刚才复制的链接粘贴进去，注意去掉前面部分的文字，只保留网址，完成后保存。

![微信后台“网址”链接设置界面，提示用户删除前缀【腾讯文档】以正确配置跳转链接](https://blogcdnimg.clewm.net/2026/01/image-1769052194883_17690521958805.png)

## 四、更多应用

### 低库存自动发消息预警

#### 效果

当物品实时库存低于设置好的最低安全库存时，系统自动发送微信消息提醒。

![展示腾讯文档通知在电脑端弹窗与手机端消息中心的同步呈现效果，突出“注射器5ml库存不足”预警信息的跨端提醒一致性](https://blogcdnimg.clewm.net/2026/01/image-1769052454482_17690524567704.png)

#### 操作步骤

需要先关注腾讯文档公众号，绑定账号登录，才能接收消息通知。

![腾讯文档公众号关注引导页，含二维码及“手机微信扫一扫”提示，用于用户扫码订阅获取自动化通知](https://blogcdnimg.clewm.net/2026/01/image-1769052503934_17690525043259.png)

1. 在库存计算表里新增一列，类型选择“数字”，填入每种物品的最低安全库存。

![库存计算页面，展示草料二维码耗材出入库登记的实时库存数据，含原始库存、入库/出库数量、盘盈盘亏及安全库存等关键指标](https://blogcdnimg.clewm.net/2026/01/image-1769052542002_17690525426687.png)

2. 再新增一列公式，填入图中公式。公式表示：如果实时库存大于安全库存，则不触发预警（自动填0），否则就触发预警（自动填1）

![展示“是否触发预警”公式配置界面，通过IF函数比较实时库存与安全库存并返回0/1值，用于自动预警设置](https://blogcdnimg.clewm.net/2026/01/image-1769052565715_17690525661205.png)

3. 在腾讯文档右上角点击【自动化】，选择【记录变更提醒】。

![展示库存管理中“草料二维码耗材出入库登记”的自动化功能配置界面，含记录变更提醒、新记录提醒等流程设置选项](https://blogcdnimg.clewm.net/2026/01/image-1769052595435_17690525958773.png)

按照下图所示配置自动化流程，完成后点击【保存并启用】。这个自动化流程表示：当物品的库存数低于最低安全库存时（触发条件），就发送“XXX库存不足”（消息内容）的消息提醒给“BBB”（消息接收人），接收人点击消息即可跳转这个物品的详细库存信息进行查看。

![该图展示后台“记录变更提醒”功能的配置流程，含触发条件、提醒对象、消息内容及跳转设置四个步骤](https://blogcdnimg.clewm.net/2026/01/image-1769052620878_17690526216463.png)

## 五、学习交流

使用过程中有更多其他问题或建议，可以[前往草料社区](https://cli.im/community/minihome/question/104 "前往草料社区")反馈。