# 表单功能

在数字化时代，二维码已不只是“扫一扫，查看信息”这么简单。越来越多的企业通过二维码连接物、人与场景，而“表单”是让二维码具备数据收集与管理能力的重要工具。

这篇文章会从最基础的概念开始，带你一步步了解表单的作用、和二维码的关系、以及如何用草料打造一个属于自己的“智能信息收集系统”。

## 一、什么是表单？

表单，就像手里那张纸质登记表，可以让别人填写信息，比如员工签到表、访客登记表、设备巡检表等。

只不过——纸质表单需要打印、发放、回收、手动统计；而电子表单可以直接在手机上填写，数据自动保存。

![alt](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/11/Group-2018776513-1_17629322374603.png)
图片说明：展示纸质报名表数字化转型方案：通过扫码将传统纸表转化为电子表单，实现自动填写与数据保存。

## 二、为什么表单要用二维码作为填写入口？

- 发送链接填表：要加微信
- 使用二维码表单：不用加好友
- 发送链接填表：链接丢失、找不到
- 使用二维码表单：不输网址
- 发送链接填表：重复解释入口
- 使用二维码表单：不装 App
- 发送链接填表：适合线上传播
- 使用二维码表单：适合线下场景即时采集，现场扫码即填

为了让扫码填写体验更顺畅，草料持续投入研发优化性能，微信扫码打开表单的速度更快、交互更流畅，填写过程顺滑不卡顿。

对企业来说，这意味着：流程更顺畅、填写率更高、数据更集中。

## 三、简单收集 vs 批量管理

- 收集方式：简单收集
- 说明：只需创建一个二维码，让所有人扫码填写即可，高效快捷
- 适用于：活动报名、问卷调查、会议签到、反馈收集等
- 收集方式：批量管理
- 说明：需要长期管理多个对象。例如：物业公司有上百台电梯需要巡检 为每台电梯贴上独立二维码后：1. 员工扫码填写巡检表单 2. 系统自动识别是哪台电梯 3. 巡检记录按每台电梯分类归档 4. 每台电梯都形成完整的电子档案
- 适用于：

若你的需求属于简单收集，可以直接阅读下一节。若想深入了解二维码如何与表单共同实现批量管理，可阅读：[《表单与二维码的关系》](/help/forms/qr-code-form "《表单与二维码的关系》")

![alt](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/11/Frame-2018782133-1_17633514407779.png)
图片说明：左侧展示单张建议反馈二维码贴纸，右侧为多把座椅上批量粘贴同款二维码的场景，用于说明反馈收集的简单采集与批量管理两种应用方式。

## 四、表单编辑器：像拼积木一样搭建

草料的表单编辑器非常直观：
- 左侧是【组件区】
- 中间是【预览区】
- 右侧是【组件设置区】

制作方式非常简单：把你需要的“信息项”——比如姓名、日期、照片、签名组件——直接点击，或拖拽到预览区即可。

![alt](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/11/Frame-2018782135-1_17633512303294.png)
图片说明：表单设计后台界面，展示组件区、预览区与设置区的协同操作流程，用于配置表单字段及样式。

草料表单有48个收集组件，满足多场景收集需求，并且，每个组件有一些设置项，可以帮你更好的完成任务。[了解表单组件](/help/forms/form-design/form-creation/form-components/form-components-overview "了解表单组件")

![alt](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/11/Frame-2018782136-1_17633516800652.png)
图片说明：三张手机端操作界面截图，分别展示呼吸机检查、门店访问记录填写及意见反馈提交的流程与交互设计。

## 五、草料表单还能做什么？让它更“智能”

草料表单不只是收集数据的工具，它更像一个智能信息流转系统。下面从八大能力详细介绍。

### 1. 提升填表效率，让一线员工填得更快

- 功能项：自动填充
- 描述：同一个人重复填写同一个表单，可一键带入上次内容。[了解详情](/help/forms/form-design/fill-settings/auto-fill)
- 适用场景：适用于巡检/巡查、值班记录、日报、设备检查等需要每天或频繁填写同一表单的场景
- 功能项：推荐跨表单填写过的内容
- 描述：自动推荐填表人在其它表单里填写过的信息，一点即可复用。[了解详情](/help/forms/form-design/form-creation/form-components/component-settings/show-other-form-submissions)
- 适用场景：适用于需要填写个人固定信息的组件，例如姓名、部门、车牌号、员工号、证件号等
- 功能项：检查项一键打勾
- 描述：巡检类表单可批量勾选“一键打勾”，减少重复点击。[了解详情](/help/forms/form-design/form-creation/form-components/form-components-overview#5)
- 适用场景：适用于巡检表、检查表、点检表等包含大量检查项的场景，可一键批量勾选常用选项
- 功能项：OCR 智能识别
- 描述：上传照片后自动识别文字或数字，避免人工输入。[了解详情](/help/forms/form-design/form-creation/form-components/special-components/ai)
- 适用场景：适用于需要从票据、仪表、设备铭牌、单据、合同等照片中识别文字或数字并填入表单的场景
- 功能项：AI 图片填表
- 描述：照片可自动解析内容并填入表单。[了解详情](/help/forms/form-design/form-creation/form-components/component-settings/ai-image-auto-fill-and-check)
- 适用场景：适用于读取仪表读数并判断是否在合格范围、或识别现场情况（如堆放、损坏）并自动填写检查结论的场景

![alt](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/11/Frame-2018782142_17633608533735.png)
图片说明：展示巡检/访问记录的智能填写流程：自动填充、跨表推荐、OCR识别与AI填表，提升现场数据录入效率。

### 2. 防作假、防替填，让数据更可信

- 功能项：真实身份校验
- 描述：使用“微信授权手机号”组件获取微信绑定手机号，避免虚假身份。[了解详情](/help/forms/form-design/form-creation/form-components/special-components/submitter-component)
- 适用场景：适用于活动签到、考试报名、员工入职、访客登记等，避免虚假信息导致管理风险
- 功能项：填写限制
- 描述：可限制填写时间段、每日填写次数、仅允许从“微信扫一扫”进入。[了解详情](/help/forms/form-design/fill-settings/fill-restrictions)
- 适用场景：适用于防止外部人员恶意提交、或不在现场随意填写，例如内部检查、活动限时报名等。
- 功能项：扫码限制
- 描述：可要求在指定区域扫码填写，防止远程冒填。[了解详情](/help/qr-code-and-data/qr-code-settings/qr-code-permission)
- 适用场景：适用于设备巡检、施工现场签到等防止远程代填的所有现场类业务
- 功能项：图片真实性防护
- 描述：可设置“仅允许拍照上传”，并自动添加拍摄时间、定位等水印。[了解详情](/help/forms/form-design/fill-settings/image-watermark)
- 适用场景：用户无法修改，可极大减少造假空间。适用于验收拍照、巡检记录、事故上报、设备状态存档等
- 功能项：区块链存证
- 描述：每条记录可上链，保证可追溯。（蚂蚁集团提供）[了解详情](/help/forms/form-design/other-settings/blockchain-notarization/overview)
- 适用场景：适用于高要求场景，例如重要记录留档、合同/凭证上链、合规类数据存证

![alt](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/11/Frame-2018782143-1_17633628079226.png)
图片说明：该图展示某表单系统的核心安全与合规功能，包括手机校验、填写限制、区块链存证、访问控制及拍照水印等防伪机制。

### 3. 记录的协作、跟进与闭环管理

每条记录提交后都会生成记录详情页，在这里可以：
- 查看填写内容、照片、定位、填表人信息
- 评论沟通、添加补充信息
- 更新处理进度（处理中 / 已完成 / 待核销等）
- 查看和执行审批流程
- 查看关联二维码等信息

详细的协作能力包括：

- 功能项：消息提醒
- 描述：提交后自动通知相关成员（公众号 / 企业公众号 / 企业微信应用）。[了解详情](/help/forms/form-design/follow-up-process/notification-settings)
- 适用场景：适用于需要第一时间知晓上报信息的场景，如异常上报、维修报修等
- 功能项：多级审批流程
- 描述：支持按“负责人→财务→领导”等顺序审批，审批意见记录清晰。[了解详情](/help/forms/form-design/follow-up-process/data-approval/overview)
- 适用场景：适用于费用审批、物资领用、请示报批、合同审核等场景
- 功能项：后续动态
- 描述：在记录下方即可留言、补充资料、@相关处理人。[了解详情](/help/forms/form-design/follow-up-process/follow-up-actions)
- 适用场景：适用于需要围绕同一条记录补充资料、沟通处理的场景，如维修进度协作、异常处理等
- 功能项：处理进度
- 描述：用标签清晰标记每条记录的状态，后台可统计整体处理进度。[了解详情](/help/forms/form-design/follow-up-process/processing-progress)
- 适用场景：适用于需要跟踪任务处理状态的场景，如工单流转、问题闭环、检查整改、核销处理等

![alt](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/11/Frame-2018782146-1_17634569166575.png)

图片说明：展示“隐患上报”类工单的全流程处理界面，含预警提醒、审批流、现场照片、后续动态及记录列表等核心模块。

### 4. 和二维码状态面板联动：实时更新现场状态

二维码的“状态面板”可作为设备/资产/区域等的实时状态展示入口。
- 填表内容可直接驱动二维码状态变化：
- 填“异常”→ 二维码显示异常
- 提交维修表单→ 自动恢复正常
适合设备状态、保洁巡查、工程整改等场景。
[了解详情](/help/forms/form-design/follow-up-process/status-update "了解详情")

![alt](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/11/Frame-2018782147-1_17633673133921.png)
图片说明：展示巡检记录提交后，设备运行状态从“正常”自动更新为“异常”的联动逻辑，含前端表单与后台状态面板的同步示意。

### 5. 智能文档生成：记录单条 PDF / 汇总 PDF

- 功能项：单条记录 PDF
- 描述：可上传 Word 模板，自动按格式生成单条记录的 PDF。[了解详情](/help/forms/form-design/other-settings/single-record-export/data-export)
- 适用场景：适用于需要打印存档、审核签字、回执发放等场景，比如动火申请、报名回执、维修工单等
- 功能项：汇总 PDF
- 描述：可按“周/月/全部”导出一份汇总 PDF，一条记录一行展示。[了解详情](/help/forms/form-design/other-settings/summary-data-print-settings)
- 适用场景：适用于培训签到汇总、活动报名名单、巡检周报/月报、检查记录汇总等需要批量导出汇总文件的场景

![alt](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/11/Frame-2018782149-2_17633696919316.png)
图片说明：后台“上门服务登记”功能界面，展示服务记录、会议报名及人员名单等模块的汇总与操作流程。

### 6. 填表后自动获取核销码：提交成功页 × 处理进度联动

在签到、报名、领取物品、活动核销等场景中，填写表单后往往需要一个“凭证”方便后续核验是否已办理、领取或参与。

- 填写成功后自动生成核销二维码
- 管理员扫码即可核销，处理进度自动改为“已核销”
- 后台统计已核销/未核销数量、明细一目了然

[了解详情](/help/forms/form-design/submission-success/record-detail-qr-code-voucher "了解详情")
![alt](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/11/Frame-2018782148_17633678047739.png)
图片说明：访客登记后生成入场核销码，扫码完成核销，系统同步更新状态并归档至后台数据。

### 7. 数据流转到其他系统：API、自动同步、机器人提醒

- 功能项：官方数据库
- 描述：每个草料账号可开通官方云数据库（独立实例），无需搭建服务器即可直接查询使用。[了解详情](/help/integration-and-connection/data-api/official-database-guide)
- 适用场景：适用于没有自建数据库但需要做数据分析的企业，如做报表（BI）、统计、数据留存的中小团队，不必搭建服务器。
- 功能项：自有数据库
- 描述：可以将数据实时或定时同步到：企业内部数据库、自建系统、数据湖。仅支持 MySQL 5.7。[了解详情](/help/integration-and-connection/data-api/private-database-guide)
- 适用场景：适用于已有数据平台的企业，需要把表单数据实时汇入 MySQL 做统一数据管理、报表或业务系统对接。
- 功能项：Webhook
- 描述：在提交/更新/处理进度变化时，将数据 JSON 推送到指定 API。[了解详情](/help/integration-and-connection/data-api/webhook-webhook-guide)
- 适用场景：适用于有内部系统或外部业务系统需要同步数据的企业，如工单系统、OA、人事系统等，可在提交/更新时自动触发系统流程。
- 功能项：推送到企微 / 钉钉 / 飞书群
- 描述：自动同步现场记录到群聊，适合维修群、值班群等。[了解详情](/help/forms/form-design/other-settings/data-api/form-data-we-com-tutorial)
- 适用场景：适用于需要让团队实时收到上报信息的场景，如维保群、值班群、巡检群、项目管理群
- 功能项：同步到腾讯文档智能表/WPS/飞书
- 描述：支持多人协作编辑及二次加工。[了解详情](/help/forms/form-design/other-settings/data-api/form-data)
- 适用场景：适用于需要多人协作处理数据、做二次加工或报表的团队，如活动报名名册整理、巡检记录分类

### 8. 成员分组与权限控制：让数据与流程更安全

草料支持将团队成员加入系统，可按部门或角色创建分组，如巡检组、安保组、人事组等。并可以根据业务需求灵活配置每位成员的权限，不同成员能做的事不同：
- 谁能填写
- 谁能更新处理进度
- 谁能看到哪些数据
- 谁能收到提醒

[了解详情](/help/member-and-permissions/member-feature "了解详情")

## 六、行业案例：

### 1. 从纸质巡检单到数字化档案

“以前巡检都用纸质表格，容易丢，也不好查。后来每台设备贴一个二维码，扫码填写巡检表单。照片、定位、签名都有记录，现在所有设备的档案都能在手机上查到。”
——利来汽配 傅经理
[设备巡检完整搭建教程](/help/tutorials/device-inspection-tutorial "设备巡检完整搭建教程")

### 2. 用表单做活动报名与现场签到

“我们以前做活动报名，需要提前建群、反复确认名单，还经常有人走错流程。现在直接发报名二维码，系统自动识别手机号，一人一条记录不重复。活动当天在门口放一个‘签到二维码’，实时统计到场人数，整个流程顺得多。”
——某青年活动中心 李老师
[活动报名搭建教程](/help/tutorials/event-registration-qr-code "活动报名搭建教程")

### 3. 访客管理从“手写登记”变成“扫码快速通行”

“以前访客登记要手写姓名、电话、来访原因，不仅排队慢，还经常看不清字、信息不全。现在门口放一个访客登记二维码，来访的人扫码填写，信息自动校验，照片和来访事由都能同步给被访人。我们前台处理速度快了至少三倍。”
——某园区行政部 赵主管
[访客管理搭建教程](/help/tutorials/visitor-management-tutorial "访客管理搭建教程")

### 4. 物业故障报修场景应用

“住户报修以前靠电话和微信，内容乱、图片不统一。现在每个楼层贴一个报修二维码，扫码提交问题、照片、定位都有记录，工程人员收到提醒马上前往处理，整个流程比原来快了一半。”
——某物业 工程组长王师傅
[故障报修场景应用](/help/forms/form-applications/advanced-form-applications/fault-repair-scenario "故障报修场景应用")

### 5. 意见反馈受理场景应用

“我们在大厅和会议室放了意见反馈码，员工和客户扫码就能填写意见。系统自动提醒负责人，以前一周才处理的反馈，现在基本当天就能解决。”
——某集团 客服负责人王珊珊
[意见反馈场景应用](/help/forms/form-applications/advanced-form-applications/feedback-handling-scenario "意见反馈场景应用")

### 6. 借还场景应用

“物资借还过去用登记本，谁借的、什么时候还经常记不清。现在物品贴二维码，扫码填写借出、归还，系统自动记录时间、照片和经办人，办公室物资管理终于有序了。”
——某园区综合部 陈主管
[借还场景应用](/help/forms/form-applications/advanced-form-applications/borrow-return-scenario "借还场景应用")

## 七、表单如何关联二维码收集数据？

草料提供了多种方式来创建表单并关联二维码，无论你是想快速套用现成模板，还是从零开始自定义设计，都能找到合适的路径。

### 方式一：从码模板库创建（推荐）

草料的二维码模板库中预置了大量行业场景模板，这是最快速、也最推荐的新手使用方式。

每个模板不仅包含二维码，还配置好了相应的表单、状态，以及提醒、审批等功能。你可以直接选择一个模板创建一个单码使用，或根据模板生成一批批量二维码（例如一次生成一栋楼所有消防栓巡检码）

[点此前往码模板库](https://cli.im/template "点此前往码模板库")

### 方式二：完全空白新建

如果你希望从零开始设计业务逻辑，可以选择空白新建。这种方式适合对系统较熟悉或业务流程较特殊的用户。

有两种操作顺序：

#### 1：先建表单 → 再创建二维码（适合快速创建单个二维码）

第一步. 从【后台】-【表单列表】新建一个表单；第二步. 完成表单设计后，系统会提示你“生成二维码”。点击即可自动创建一个单码二维码，用于扫码填写。

![alt](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/11/Frame-2018782134_17633481524833.png)
图片说明：该图展示后台“表单”模块的两种生成二维码方式：保存表单后点击“创建二维码”，或在表单列表页直接点击“生成二维码”按钮。

#### 2：先建码 → 再添加表单

第一步. 新建一个二维码：可选择建单码或批量码（注：批量码是指一次生成多个二维码，用于一物一码、一人一码、一场所一码场景）第二步. 在建码时，在编辑器，添加“表单”，支持两种方式：新建一个全新的表单、选择账号下已有的表单复用。

![alt](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/11/Frame-2018782132-1_17633470608546.png)
图片说明：该图展示企业后台“工作台”与“码编辑器”两个核心页面的操作路径，重点指示“新建批量码”和“新建空白单码”的入口位置及表单添加流程。

不论是“先建码”还是“先建表单”，两种方式最终效果完全一致：
- 二维码与表单都会成功绑定，用户扫码即可进入表单填写

只需根据你的使用场景和习惯选择更方便的方式即可。相关阅读：[批量建码的完整教程](/help/bulk-qr-code/bulk-dynamic-qr-code/dynamic-qr-code-batch "批量建码的完整教程")

## 八、总结：让二维码真正成为企业的信息入口

扫码不仅能查看信息，还能收集数据；数据不仅能实时上报，还能自动汇总、审批与统计。

一张二维码，就能承载一个完整的业务流程。从现场到后台，从填写到决策，让信息流动起来，让管理更高效、更透明。