# 根据现有名单统计已填、未填人员

## 场景需求

在会议签到、物资领用、通知确认等场景中，管理员最头疼的问题往往是：“应到 100 人，实到 95 人，到底哪 5 个人没来？”

针对这一需求，草料提供了两种统计方案。

## 方法一：预置名单 + 自动匹配（推荐）

适用场景： 已经持有完整的人员名单及他们的手机号的情况。（如员工表、报名表、学生名单），并且希望能在活动中实时看到谁没来。

核心原理：管理员提前将名单导入系统，当用户扫码时，系统会自动验证他的手机号，“认出”他是谁，并提供给他专属凭证。现场可以扫凭证码核销，数据会实时更新该人员的核销状态。

![该图展示某活动签到系统的三步核心流程：会前名单导入生成认领数据、现场微信扫码自动匹配并出示凭证、管理员扫码核销实时更新到场状态](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/12/Frame-2018782332_17647460374431.png)

### 操作步骤

#### 第一步：表单准备（关键设置）

在编辑表单时，请务必完成以下三个配置，这是实现自动匹配的基础：

- 添加【微信授权手机号】组件： 这是系统识别“他是谁”的唯一钥匙，且能确保手机号真实有效。

![表单设计界面中，强调必须添加“微信授权手机号”组件以实现微信账号与表单填写的绑定关联](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/12/Group-2018776566_17647461167149.png)

- 开启凭证： 进入 提交成功页设置，开启“获取二维码核销凭证”

![展示表单提交成功页的配置选项，重点标出“获取二维码核销凭证”功能设置区域及关联说明](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/12/Group-2018776567_17647461242591.png)

- 开启“处理进度”功能： 可自定义状态名称，例如：未到，已到 还可设置谁能核销（避免填表人随意修改）

![该图展示“处理进度”功能的配置界面，用于设置核销状态、更新权限及关联二维码等，支持按实际场景灵活调整](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/12/Group-2018776568_17647461320665.png)

#### 第二步：批量导入名单

进入表单的【数据与统计】页面，点击「批量添加数据」。 将所有应到人员的姓名、手机号填入（注意：手机号必须准确，这是匹配依据）。

![数据统计页面的“明细数据”标签页，展示填表人统计列表及批量导入数据功能入口](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/12/Group-2018776575_17647463259379.png)

#### 第三步：现场扫码，自动匹配

当参会人到达现场，使用微信扫码时，系统会自动获取他的微信手机号，并与后台预置的数据进行比对。

- 匹配成功： 系统直接调出属于他的“凭证二维码”，用户无需手动填写任何信息。
- 匹配失败： 说明该手机号不在名单里，此时，用户可以通过手动填写获取凭证，若你不希望用户能够自行获取凭证，可以将表单填写限制打开，禁止人员填写。

#### 第四步：查看已到、未到人员

电脑端数据与统计页面，可清晰查看已核销、未核销的记录。 若想手机端实时查看，可在二维码的[动态数据面板] 或[工作台]的[表单数据]，查看处理进度为“未核销““已核销”的人员。 [了解动态数据面板](/help/dynamic-data/dynamic-data-panel/dynamic-data-panel-overview "了解动态数据面板")

![左侧为动态数据面板，展示待核销/已核销的会议报名记录；右侧为草料二维码小程序工作台，含通知、审批、表单数据等核心功能入口](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/12/Frame-2018782334-1_17647470615899.png)

## 方法二：Excel VLOOKUP 函数比对

适用场景：完全开放的活动（谁临时参加都可以），活动结束后，通过导出 Excel 根据已有名单进行数据比对，确定名单里的人有谁来了没来。

比如：

- 使用草料二维码模板生成培训签到二维码，并打印标签。
- 参加培训时，扫码填写表单确认已到场。
- 会议结束后，在PC端后台-表单数据中导出本次参加培训的人员详细Excel数据
- 在本次培训的全部人员名单中，利用Excel工具中的VLOOKUP函数来匹配已参加培训的人员。
- 从而统计出未参加的人员名单，纳入第二次培训的人员名单。

### 操作教程

#### 1、导出参训人员名单

超级管理员登录到电脑端后台，在左侧导航 -表单中找到本次会议签到的表单，进入表单数据详情页。 在数据与统计中，可根据时间范围，导出本次参加培训人员的详细Excel数据。

![数据统计页面，展示61条明细记录的卡片视图，含基本信息与详细信息栏，支持详情、修改、导出等操作](https://blogcdnimg.clewm.net/2024/04/image-1714378917300_17143789178597.png)

#### 2、统计未参会人员名单

统计未参会的人员名单，主要是利用Excel功能中的VLOOKUP函数，在参训名单中对应匹配已参训的人员，对于没有匹配到的人员，那就说明该人员没有参会。

VLOOKUP函数是Excel工具中的一个纵向查找函数，在工作中都有广泛应用，例如可以用来核对数据，多个表格之间快速导入数据等函数功能。功能是按列查找，最终返回匹配该列所需查询序列所对应的值。

##### 2.1、同时打开参训名单和已参训名单

已参训名单是通过草料电脑端后台进行导出的。 参训名单是在组织本次会议时，预计参加的人员名单，为组织者自己拥有。

![展示会议签到名单与组织者预设参会名单的对比界面，用于核对实际签到人员与预定名单的一致性](https://blogcdnimg.clewm.net/2023/06/image-1686273025714_16862730267070.png)

##### 2.2、在参训名单中使用VLOOKUP函数

运用VLOOKUP函数的思路是在参训名单中，根据参训人员姓名来搜索匹配已参训的人员姓名。

###### 在公式中选择VLOOKUP函数

在参加培训的名单里，因为我们要匹配已参训的人员姓名，所以鼠标点击B2单元格后，点击头部栏“公式”，选择插入函数。

我们在查找函数栏中输入：vlookup，点击确认。

![展示在WPS表格中使用VLOOKUP函数的插入界面，用户正从函数列表中选择该函数进行公式编辑](https://blogcdnimg.clewm.net/2023/06/image-1686273069325_16862730701031.png)

###### 输入函数参数

VLOOKUP函数参数主要有四个参数：

- 查找值：意思是在一个数据表中要查找匹配出来的值。比如我们要查找是参加培训名单中的“张一”，有没有在已参训的名单中。所以选择张一对应的单元格
- 数据表：意思是在查找值的数据范围。比如我们要找的是已参训名单，所以要切换到会议签到的导出名单里。 选择数据表的数据范围时要以查找值的列开始，已目标匹配值的列结束。这里是特殊情况，我们要以姓名列同时作为查找值和匹配值，所以只选择这一列。
- 列序数：意思是查找值列到匹配值列的列数。比如姓名列同时作为查找值和匹配值，选择这一列的时候，那列序数为1；如果查找值列到匹配值列的列数为5的时候，那列序数为5
- 匹配条件：匹配条件是0（false）或者1（true）：0（false）对应的精确匹配，1（true）对应的大致匹配。

![展示WPS表格中VLOOKUP函数的参数设置界面，用于在“参会签到”表中查找并返回“已参训名单”的姓名匹配结果](https://blogcdnimg.clewm.net/2023/06/image-1686273129664_16862731304140.png)

![展示WPS表格中VLOOKUP函数的参数设置界面，用于根据“姓名”字段从另一张表查找对应数据，红色框标出关键参数区域](https://blogcdnimg.clewm.net/2023/06/image-1686273145704_16862731464812.png)

###### 匹配全部查找值

将鼠标放置在第一个单元格的右下角，出现“+”字符时，鼠标下拉，函数公式会应用在所有的查找值，进行匹配数据。

匹配出现具体的人员名单，表现这批人员已经参加了培训。

出现“#N/A”时，说明左侧的人员名单没有参加培训，需要参加第二次培训

![展示WPS表格中VLOOKUP函数的下拉填充操作：当单元格右下角出现“+”图标时，拖动可将公式应用至下方所有行，实现查找值的批量匹配](https://blogcdnimg.clewm.net/2023/06/image-1686297571084_16862975719739.png)

###### 筛选未参训的人员名单

全选数据栏后，在头部工具栏-开始中，选择筛选。

在已参训名单的右下角，点击下拉窗，只选择“#N/A”的内容。

点击确认后，剩下的名单就是未参加培训的人员名单。

![展示WPS表格中“筛选”功能的使用界面，突出“开始”选项卡下的筛选下拉菜单及操作提示，指导用户筛选所需数据](https://blogcdnimg.clewm.net/2023/06/image-1686297702532_16862977031948.png)

![展示在WPS表格中对“参训名单”列进行内容筛选的操作步骤，用于区分已参训与未参训人员](https://blogcdnimg.clewm.net/2023/06/image-1686297861878_16862978625603.png)

![展示Excel筛选操作：通过筛选“已参训名单”列，可快速定位未参训人员，用于培训报名管理](https://blogcdnimg.clewm.net/2023/06/image-1686297930818_16862979314081.png)