# 访客管理应用方案+搭建教程

适用于企业、园区、写字楼、工厂、学校、医院等需要登记外来人员的场景。用草料可以把「访客扫码登记 → 生成凭证 → 门卫核验放行 → 数据归档导出」放到同一套流程里——访客打开微信「扫一扫」就能填表，门卫不用学新系统、不用装 App 就能核验，所有记录在后台实时可查可导出。

![访客登记完整流程示意图](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/08/image-1756171446649_17561714472270.png)
图片说明：访客管理流程图，展示从扫码登记、门卫放行、可选离场核验到数据留存的四步操作路径。

开始前请确认：已注册并登录草料账号。涉及付费功能时会单独标注，具体版本卡点以 [价格页](https://cli.im/price) 为准。

## 一、整体流程

整套访客登记从搭建到日常使用，分 4 个阶段：

1. **访客扫码登记**——填写姓名、来访事由等信息，提交后获取凭证
2. **门卫核验放行**——查看编号或扫码核销，确认放行
3. **离场核验（可选）**——出门时再扫一次，记录离场时间
4. **数据归档导出**——后台实时同步、永久保存，可导出 Excel 或 PDF

## 二、方案介绍

### 1. 微信扫码就能用，访客零学习成本

- **不用下载 App**：打开微信「扫一扫」就能填表，会用微信就会用
- **多人同时扫码**：高峰期不再排队
- **历史信息一键填入**：多次来访的访客无需反复输入

![访客扫码登记效果图](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/08/image-1756171458766_17561714593441.png)
图片说明：访客登记界面示意图，展示手机端填写姓名、联系方式、所属单位等信息的登记流程，左侧配有人物扫码操作场景。

### 2. 凭证多重防伪，门卫核验快

- **每位访客独立凭证**：登记后系统自动生成
- **三重防伪机制**：连续编号 + 有效期 + 动态时间，防止截图转发
- **看一眼或扫一下就能放行**：门卫核对编号或扫码核销，几秒钟搞定

![访客凭证防伪示意图](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/08/image-1756171482219_17561714826909.png)
图片说明：访客登记系统界面，展示访客信息录入表单与带二维码的访客凭证卡片，突出编号连续性、凭证有效期和动态时间等核心功能特性。

### 3. 数据自动归档，随时可查

- **PC 与手机端实时同步**：电脑后台、小程序工作台都能查
- **多种格式导出**：支持 Excel、PDF
- **数据看板**：一键生成可视化图表

![访客数据后台示意图](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/08/image-1756171495362_17561714958625.png)
图片说明：访客来访登记的动态数据统计与记录列表页，支持卡片/表格视图切换及筛选导出。

### 4. 角色分工明确，权限灵活

- **多角色配置**：访客、前台、管理员可按需分配权限
- **精细分级**：每个角色只看自己该看的内容
- **操作日志可追溯**：系统自动记录所有操作

![角色权限管理示意图](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/08/image-1756171504291_17561715048179.png)
图片说明：操作日志与成员列表界面，左侧展示管理员及高级成员的操作时间、人员与内容，右侧列出各层级成员及其角色标签。

### 5. 落地快，无需硬件无需培训

- **打印即用**：二维码打印贴上就能用，登记内容随时可改
- **零硬件投入**：不需要专门的硬件设施
- **一线人员零培训**：扫码即用，几分钟上手

![二维码落地场景示意图](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/08/image-1756171521836_17561715225039.png)
图片说明：展示首钢集团与CINEMAX影院的外来人员登记场景，通过打印二维码供访客扫码自助登记，适用于入口处及接待区。

## 三、选择适合你的方案

草料提供三种方案，按门卫核验严格程度选择：

- 方案一：基础登记——不核验，仅留档
- 方案二：编号凭证——看编号是否连续
- 方案三：扫码核销——扫码核销凭证

| 方案 | 门卫做什么 | 适合场景 |
|------|----------|---------|
| **方案一：基础登记** | 不核验，仅留档 | 内部访客、要求宽松、只需替代纸质表 |
| **方案二：编号凭证** | 看编号是否连续 | 车行入口、不下车核验、人流量适中 |
| **方案三：扫码核销** | 扫码核销凭证 | 严格管理场所、需要进出双向核验 |

不确定选哪个？建议从方案一起步，后期可随时扩展为方案二或方案三，二维码不用换。

## 四、搭建步骤

三个方案的前两步完全一致，从第 3 步「提交后页面」开始才有差异。

### 第 1 步：从模板库选登记模板

进入草料电脑端后台 → 点击【模板库建码】→ 选「出入登记」分类 → 选「访客来访登记模板」→ 点【使用模板生码】，进入活码编辑器。

![模板库选择访客登记模板](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/08/image-1756171597867_17561715984867.png)
图片说明：后台“出入登记”功能页，展示多种场景的访客/车辆登记入口及已登记记录列表，支持按类型筛选与查看详情。

![模板使用页面](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/08/image-1756171614936_17561716155450.png)
图片说明：访客来访登记页面，展示模板预览、使用说明及扫码登记效果示意图，用于指导用户如何通过模板生码完成访客登记。

进入活码编辑器后，模板已经预置了表单、提交后页面等所有内容，按需修改即可。

![活码编辑器](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/08/image-1756171635023_17561716356422.png)
图片说明：访客登记后台界面，含访客来访记录、操作面板及状态/动态数据等模块配置选项。

### 第 2 步：按需修改登记表字段

模板默认包含姓名、联系方式、来访事由、被访人等基础字段。如需调整（比如新增身份证号、来访类型），按以下路径修改：

右侧【操作面板】找到「访客来访登记模板」→ 点【表单修改与设置】→ 弹窗中点【修改表单】→ 即可自定义字段。

![表单修改入口](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/08/image-1756171666234_17561716668572.png)
图片说明：访客登记页面操作示意图，重点标出“表单修改与设置”入口，用于说明如何自定义访客登记表单字段。

![表单设置弹窗](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/08/image-1756171680888_17561716814074.png)
图片说明：展示“访客来访登记”表单的编辑界面，含表单字段配置、权限设置及右侧预览区，用于自定义访客登记信息项与访问规则。

![自定义字段编辑](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/08/image-1756171750336_17561717509616.png)
图片说明：访客来访登记表单配置界面，左侧为组件拖拽区，右侧为表单预览与字段设置区域。

提示：
- 多用「单选」「多选」组件，少用文本输入——访客填表更省事，数据也更规整
- 手机号字段用「手机号组件」，自带号码格式校验
- 重要字段（姓名、手机号、被访人）设为必填
- 管控严格的场所可加「身份证识别」组件，让访客拍身份证图片，系统自动解析号码与姓名，文字和图片都保存在后台

### 第 3 步：配置「提交后页面」（按方案选择）

这是三个方案的核心差异点。按你选的方案配置：

#### 方案一：基础登记

提交后只显示一段提示文字。

操作：表单设置 →【提交成功页】→【填表人提交后】选「显示图文信息」→【提示问题】选「自定义提示」→ 改成「登记成功，欢迎来访！」之类。

![基础登记提交成功页设置](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/08/image-1756171780870_17561717814970.png)
图片说明：展示访客登记成功后的“访客凭证”页面设计，含编号占位符、姓名信息及保存/返回操作，用于确认提交结果与生成凭证。

#### 方案二：编号凭证

提交后给访客发一个带编号的凭证，门卫看编号确认。配置 4 个关键项：

1. **填表人提交后**：选「获取编号凭证」
2. **编号背景**：选「动态背景」，让编号上有跳动效果，防止截图转发
3. **编号设置**：选「自然编号」+ 勾选「编号每天清零」——门卫只要看编号是否连续、当天编号大小，就能判断真假
4. **更多内容**：勾选「展示当前时间」——实时跳动的时间也是防作假手段

![编号凭证基础设置](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/08/image-1756171895127_17561718956495.png)
图片说明：展示访客登记系统中“提交成功页”的表单设计配置界面，重点说明编号凭证的动态背景样式设置与预览效果。

![编号设置选项](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/08/image-1756171933399_17561719340360.png)
图片说明：访客登记页的表单设计配置界面，展示编号设置（如限制位数、清零规则）与后续操作按钮等参数选项。

![更多展示选项](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/08/image-1756171953916_17561719545043.png)
图片说明：表单设计界面中“访客来访登记”功能的字段配置区域，重点展示时间字段（如“提交时间”“当前时间”）的显示选项与格式设置。

#### 方案三：扫码核销凭证

提交后给访客发一个二维码凭证，门卫扫码核销，系统自动记录到访状态。

**3.1 开启处理进度**

切换到【设置】，点击【后续处理】→【处理进度】→ 打开开关。

![处理进度开关](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/08/image-1756171996017_17561719965861.png)
图片说明：展示后台“处理进度”功能的设置界面，含进度状态配置、更新权限选项及右侧实时效果预览。

按场景选进度选项：

- 仅入场核验：设置 `待来访` / `已到访`
- 现场登记 + 出场核销：设置 `待出场` / `已出场`
- 进出双向核销：设置 `待来访` / `已到访` / `已出场`

![进度选项配置](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/08/image-1756172053883_17561720546601.png)
图片说明：表单设计中“处理进度”配置界面，展示待来访、已到访、已出场等状态的排序与更新权限设置。

**3.2 设置更新权限**

【更新权限】建议选「所有成员」，并把门卫加到你的账号下作为成员。

注意：选「所有成员」意味着账号下所有成员都能更新进度。如果账号里还有行政、HR 等其他成员需要排除在外，需用「指定高级成员」选项（**高级版及以上**）。

![更新权限设置](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/08/image-1756172087130_17561720879311.png)
图片说明：表单设计中“处理进度”与“谁能更新”设置界面，用于配置不同状态的处理流程及人员权限。

**3.3 配置二维码核销凭证**

回到【提交成功页】→【填表人提交后】选「获取二维码核销凭证」。

- **提示文字、有效期**：按需填写
- **凭证二维码**：默认选「记录详情码」即可
- **凭证样式**：建议勾选「展示『保存凭证』按钮」，访客可保存到相册

![核销凭证设置](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/08/image-1756172113715_17561721145799.png)
图片说明：表单设计中“提交成功页”的配置界面，重点展示二维码核销凭证获取方式与有效期设置选项。

### 第 4 步：编辑二维码样式

回到主编辑器，选择适合的二维码样式，编辑标题、Logo 等内容。

![二维码样式编辑](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/08/image-1756171813005_17561718137412.png)
图片说明：访客登记页面操作示意图，展示当前样式为“访客登记”，含二维码、编辑/修改字段、下载等核心功能按钮及内容配置区域。

### 第 5 步：测试流程

发布前务必自测一遍，验证流程跑得通：

- **方案一**：用非管理员手机扫码 → 填表 → 看提示页 → 后台确认数据已收到
- **方案二**：扫码 → 填表 → 看编号凭证 → 检查编号格式与防伪效果
- **方案三**：用 A 手机扫码填表 → 获取核销凭证 → 用 B 手机（管理员或门卫成员账号）扫核销凭证 → 后台确认状态变为「已到访」

## 五、数据查看与导出

所有访客登记数据都保存在管理后台，管理员或有权限的高级成员可登录查看。

### 在后台查看与导出

后台 →【数据管理】→ 选对应活码：

- **筛选搜索**：按时间、被访人、核销状态等条件查找
- **导出 Excel 明细**：含所有字段、登记时间、核销状态
- **导出归档表**：自动排版好的可打印 PDF，无需二次整理

![数据管理界面](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/08/image-1756172182177_17561721831746.png)
图片说明：数据管理页面的动态数据汇总视图，支持按时间范围筛选并导出全部数据。

![筛选与导出](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/08/image-1756172248385_17561722489418.png)
图片说明：后台“表单”模块的列表页，展示多个表单卡片及右侧操作按钮，顶部有筛选处理进度的复选框。

![打印归档表](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/08/image-1756172276149_17561722767100.png)
图片说明：访客来访登记的“数据与统计”页，展示明细数据列表及打印视图功能，支持按条件筛选与导出打印。

### 在小程序查看

有权限的成员还可以在「草料二维码」微信小程序中查看记录，方便临时核对。

### 让门卫扫码就能看到记录

如果希望门卫扫码就能看到当前到访名单（不用登录后台），可以在二维码上添加【动态数据面板】，并设置面板的查看权限。

![动态数据面板](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/08/image-1756172313203_17561723137879.png)
图片说明：访客登记页面操作示意图，展示访客填写信息的表单区域及右侧模板、下载等辅助功能区。

## 六、二维码张贴建议

按现场情况选择物料：

| 场景 | 推荐物料 | 摆放位置 |
|------|---------|---------|
| 车行入口 | 大尺寸 KT 板 | 道闸附近，方便司机伸手扫 |
| 门卫室、前台 | A4 打印 + 亚克力立牌 | 登记台醒目处 |
| 提前登记 | 二维码图片 | 微信发给访客，或放入公众号菜单 |

公众号菜单嵌入二维码的做法见 [公众号菜单添加教程](/help/qr-code-and-data/qr-code-settings/official-account)。

## 七、进阶拓展

基础流程跑通后，可按需开启以下能力：

- **审核后再发凭证**：访客提交后，被访人或前台审核通过才生成凭证
- **登记照片或身份证**：表单中加「图片」或「身份证识别」组件
- **来访类型分类**：用「单选」组件设置访客 / 供应商 / 员工家属等选项
- **超时未离场提醒**：开启消息提醒，把异常情况实时推给负责人

## 八、常见问题

### 1. 访客忘记保存编号或凭证怎么办？

让访客再次扫登记二维码，就能看到自己之前填过的记录和凭证。所以建议门卫核销点也张贴登记二维码，访客找不到凭证时可现场重新调出。

### 2. 怎么防止访客「乱填」或「不填」？

- **多用选项类组件**（单选、多选），少让访客手动输入
- **手机号用「手机号组件」**，自带格式校验
- **重要字段设为必填**：姓名、手机号、被访人等
- **管控严格场所加身份证识别**：让访客拍身份证图片，系统自动解析号码与姓名，图片和文字都保存在后台

### 3. 三种方案后期能切换吗？

可以。二维码是「活码」，扫码内容随时可改——已经印好贴上的二维码不需要换，只需在后台修改提交后页面的设置。

### 4. 门卫不在公司账号下，能扫码核销吗？

不能。方案三的扫码核销需要门卫在你的账号下作为成员（或高级成员）才有权限。如果只想让门卫看编号确认，建议改用方案二，门卫不需要任何账号。

### 5. 一个二维码可以多个门口共用吗？

可以。同一张登记二维码可以打印多份，张贴在不同门口、不同工位，所有人扫的都是同一个码、数据汇总到同一个后台。如果需要按门口区分数据来源，可以在表单里加一个「来访入口」单选项。

## 相关资源

- 现成模板：[草料模板库](https://cli.im/template) 检索「访客」「来访登记」
- 表单组件详解：[表单组件总览](/help/forms/form-design/form-creation/form-components/form-components-overview)
- 提交成功页设置：[提交成功页设置功能介绍](/help/forms/form-design/submission-success/submission-success-page)
- 公众号嵌入：[二维码嵌入公众号教程](/help/qr-code-and-data/qr-code-settings/official-account)
- 遇到问题：[草料社区](https://cli.im/community/question)